ビジネスマンが学ぶべきDIPSーその２『業務のブレイクダウン』

こんにちは、てっぺい（@teppei_bestlife）です。いつもブログをご覧いただきありがとうございます。

今回はDIPS第二弾。前回の記事はこちら「マックスⅡの原則」なのでもし良かったら。

関連記事ビジネスマンが学ぶべきDIPSーその１『マックスⅡの原則』

2025.11.18

さて、今日は「業務のブレイクダウン」です。これができていない人はめちゃくちゃ成果に差が出ると思うので、必ずできるようになった方が良いです。これをやらなかったら気持ち悪くて眠れないぐらいになると良いですね。

では、スタート！

導入：なぜ「業務のブレイクダウン」が重要なのか

新しい仕事がふってきて、「よし！明日から頑張ろう！」と言ってパソコンをすぐに閉じてしまう人は必ずこの記事を読んだ方が良い！と断言できるくらい大切なこと。また、「仕事をもらった。でも何から手を付けていいか分からない」「手を動かしたら中盤で迷子になってしまった」――こうした悩みを抱える社会人は少なくありません。

DIPSでは、こうした非効率を打破するために、「業務のブレイクダウン（タスク分解）」を早期に実施し、作業開始前に“何をどういう手順でいつまでに”という設計を明確にしておくことを強調しています。実際、書籍中には「仕事をもらったら4〜5分で業務のブレイクダウンを行うこと」 と明記されています。

この段階を飛ばして「とりあえずやってしまおう」と始めると、途中で目的がズレたり、抜け・漏れが生じたり、非効率な手順を繰り返したり、というリスクが高まります。逆に「分解して設計してから動き出す」ことで、手戻りが少なく、関係者との共有もスムーズになり、生産性が向上します。

「業務のブレイクダウン」とは何か？

DIPSにおける「業務のブレイクダウン」とは、依頼を受けた業務・タスクを、到達すべきゴール・手順・役割・所要時間などが見えるように分解・整理することを指します。

主要なポイントは以下の通りです。

• ゴールを明らかにする：なぜこの仕事を行うのか、依頼者（上司・顧客）が何を期待しているかを明確にします。
• “手順・作業”を割り出す：ゴール達成に必要な中間ステップや作業を洗い出します。どんな情報を調べるか／誰に依頼するか／どんな資料を作るか／どんなレビューが必要か、など。
• 所要時間・役割を見積もる：それぞれの作業にどれくらい時間をかけるか、誰が担当するかをおおまかに設計します。これが「タスク・ブレイクシート（TBシート）」としてDIPSでは活用されます。
• スケジュールに組み込む：分解された作業を自らのスケジュール・カレンダーに落とし込み、「いつまでにどこまでやるか」の枠を設けます。
• 関係者共有・調整：この設計を上司・依頼者・関係部門と共有し、「この手順でいいか」「この締め切りで問題ないか」など調整します。これにより期待値ズレを予防できます。

このように、業務のブレイクダウンは「ただ作業を細かくする」ことではなく、「いつ、誰が、何を、どんな手順で達成するか」という遂行設計を行うことにあります。実践上は、あまり細かすぎると“細部管理”に偏り、逆に柔軟性を失うこともあるため、DIPSでは「到達すべきゴールが明確になる程度に分解する」ことを推奨しています。

なぜ有効なのか：理論的背景とDIPSの視点

理論的背景

• 知的作業は、単に時間を費やせば成果が出るというものではなく、どれだけ適切な手順・設計で取り組むかが成果と効率を大きく左右します。
• 手順・役割・スケジュールが不明確なまま進めると、途中で「何をすべきか」「次どうするか」が曖昧になり、迷走・停滞・手戻りが発生します。
• DIPSの研究では、タスクを分解・設計しておくことで、作業開始前に「漏れ・重複・過剰な品質」を排除でき、関係者とのズレを起こしにくくすることが示されています。

DIPSの視点から

• 書籍では「タスク・ブレイクシート（TBシート）」を用いて、ブレイクダウンされた作業ごとに“作業内容・時間・担当・手順”を記入することで、生産性向上を促す手法が紹介されています。
• また、ブレイクダウンがきちんとなされていれば、上司や先輩に見せて“作業の設計そのもの”をレビューしてもらうことができ、品質の過剰・手戻り・非効率な手順を予防することが可能となるとされています。
• 更に、「4〜5分でブレイクダウンを行え」という記述もあり、作業開始を後ろ倒しにせず早期に設計を行うことの重要性を説いています。

実践ステップ：業務のブレイクダウンをどう進めるか

以下のステップで実践してみましょう。

ステップ1：依頼受領＋目的確認

依頼を受けたら、まず「この仕事の目的／依頼者が求めているアウトプットは何か」を確認します。例えば「レポートを作ってほしい」という依頼でも、「誰に向けて／どんな判断を促すため／どれくらいの精度か」が明らかでないと、作業内容が無駄に広がる恐れがあります。 必要であれば、納期・品質・範囲について依頼者と再度調整します。これはDIPSの「期待値の交渉」部分です。

ステップ2：業務を“達成ゴール”ベースで分解

ゴール（＝仕事の完成形・依頼者が期待する成果）が明らかになったら、それを達成するための主要なブロック（例：調査、設計、レビュー、提出）を割り出します。各ブロックを、さらに「誰が何を」「どんな手順で」「いつまでに」という観点で分解します。

例えば：

1. 調査フェーズ → 参照資料収集（担当A、1日）、ヒアリング（担当B、半日）
2. 構成案作成 → 取締役会向けレポート骨子案（担当A、2時間）
3. ドラフト作成 → ワード作業（担当A、3時間）
4. レビュー・修正 → 上司確認（担当C、1時間）、修正（担当A、1時間）
5. 提出準備・提出 → 印刷・配布（担当D、30分）など。

このように“各作業の到達点・時間・担当”が明らかになっていると、逆算・スケジューリングがしやすくなります。

ステップ3：スケジュール化・資源配置

分解された各作業を、自分の実スケジュール・チームのカレンダーに落とし込みます。例えば「明日13:30-15:30 調査ブロック」「明後日10:00-12:00 構成案作成」など。このとき、作業以外の“雑用・割り込み対応”時間も考慮に入れておきます。DIPSでは「雑用枠を別に設ける」ことが生産性維持に有効とされています。 作業を担当する人・関係者（レビュー者・依頼者）への依頼・通知もこの段階で行っておくとスムーズです。

ステップ4：関係者共有・確認

ブレイクダウン設計を上司・関係者に提示しましょう。

• 「この計画で進めてもいいか」
• 「この手順漏れはないか」
• 「この時間見込みで大丈夫か」

こうしたすり合わせを事前に行っておくことで、途中でやり直し・変更対応が発生しにくくなります。また、その共有を通じて「過剰品質」や「目的ずれ」の歯止めにもなります。

ステップ5：実行・進捗管理・振り返り

設計どおりに作業を進め、予定どおりに進んでいない場合は早期に検知・調整します。作業完了後、振り返りを行って「分解設計は妥当だったか」「想定時間どおりだったか」「手順や役割にムダはなかったか」を確認します。この振り返りが次回のブレイクダウン精度向上につながります。

注意点・応用のヒント

注意点／落とし穴

• 分解しすぎてしまうと、細かいタスク管理ばかりに気を取られて「作業を進める」こと自体が遅れる恐れがあります。DIPSでは「到達すべきゴールが明確になる程度」に留めることを推奨しています。
• 分解設計をしても、依頼者／関係者の変更・追加要望が発生しうることは前提としておく必要があります。柔軟性を持たせておきましょう。
• チーム・組織で運用する場合、ブレイクダウン設計の結果がばらばらで統一感がないと、メンバー間での連携が難しくなることがあります。共有フォーマット・レビュー体制を設けると良いでしょう。

応用のヒント

• ブレイクダウン設計をテンプレート化しておくと、新しいタスクでもすぐに設計に取り掛かれます。例えば「業務名／目的／アウトプット／中間ブロック／担当／時間／レビュー者／期限」といった形式のシートを用意。
• リモートワーク・テレワーク時代には、分解設計をオンラインで共有（Google Sheets／Excel／プロジェクト管理ツール）しておくと“誰が何をいつまでに”が可視化でき、抜け・遅れが減ります。
• チームで「最初のブレイクダウン設計レビュー」を習慣化すると、手戻り・重複・非効率が減り、全体の生産性が上がるという実績もDIPS研究から報告されています。
• 繰り返し行う定型タスク（報告書作成・月次分析など）は、一度ブレイクダウン設計をし、次回以降はその設計を踏まえて改善・省略できるようにしておくと時間短縮につながります。

まとめ：ブレイクダウンで「見えない仕事」を可視化しよう

業務を受ける際、多くの人は「とりあえず作業を始める」ことからスタートします。しかし、DIPS流に「4〜5分でブレイクダウン」を行い、設計してから動き出すことで、成果・速度・効率のすべてが改善される可能性があります。

「この仕事の目的は？」「どんな手順で誰が？」「いつまでに？」という問いを、ブレイクダウンを通じて可視化・設計すること。それが知的作業の生産性を飛躍させる鍵です。

ぜひ、次に新たな業務を受けたら、“まず4〜5分” を使ってブレイクダウン設計をすることを習慣にしてみてください。