デイサービス管理者必見!効果的な店舗会議や1on1ミーティングをするために大切なこと4選!

こんにちは、てっぺい(@teppei_bestlife)です。

現在(2022年2月時点)、沖縄と鹿児島でリハビリ特化型デイサービスを12店舗、自費リハビリ施設を2店舗、訪問看護ステーションを2店舗展開しています。ここまでの店舗数になってくると僕ら幹部陣にできることは少なく、各店舗の管理者がどれだけ自分の店舗をうまくまとめられるかにかかってきます。

そこで大事になってくるのが、「毎月の店舗会議や1on1のミーティングをどうやって進めていくか?」です。

でも、考えてみてください。会議のやり方って誰かに教えてもらいましたか?

そうなんです。介護業界の場合、現場上がりの管理者がほとんどなのでそんなこと教えてもらってないんです。だから、せっかくの会議が意味をもたない。会議ではなくただの報告会になってしまう。参加者の中には「私、参加する意味ある?」「時間の無駄だな・・・」なんて思う人がでてきてしまう。

実は僕もそうでした。10年前、介護事業へ参入し、5年ぐらいは現場の管理者兼介護職員として働いてきました。そして、毎月、店舗会議をやるんですが・・・いまいち。僕ばっかりしゃべっちゃってるし・・・。

「せっかくみんなの時間をもらってるんだし、有意義な会議にしたいな〜」なんてことを思っていました。

そんな時、出会ったのがすごい会議です。そして、介護事業の傍ですごい会議のコーチへ転身。コーチとしての才能はなかったのですが、この組織で信じられないくらい多くのことを学びました。本当に勉強になりました。

そして、結果として、介護事業の方は急成長。もちろん僕の力がすごいからこうなったというわけではないんですが、それでも会議のやり方を変えたことは一つの要因だと思っています。

ということで、前置きが長くなってしまいましたが、昔の自分のように会議のやり方で悩んでいるデイサービス管理者向けに店舗会議や1on1ミーティングをする際に大切なことをお伝えしたいと思います。少しでも参考になれば嬉しい限りです。

それではスタート!

会議において大切なこと
  1. 目的を明確にする。
  2. うまくいっていることをシェアする。
  3. (会議が終わる前に)どんな気づきがあったかをシェアする。
  4. アジェンダを作成する。

①目的をお互いに明確にする。

「今日、あなたが得たい成果は何ですか?」

会議に限らず目的はすごく大切です。なぜか?それはどんな目的をもつかによって勝手に見える世界が変わり、勝手に行動が変わるからです。

例えば、あなたと友人が2人で町を歩いているとします。当然、あなたと友人の見ている景色は同じです。でも、あなたと友人が見ているものは違います。目に入ってくる情報が違うとお伝えした方が的確かもしれません。

あなたが「車がほしい!(≒ 目的)」と思っていたとすると、すれ違う車に目が行き、お気に入りのSUVが目の前を通ると「おっ!」となりますが、友人は全く興味がないのでSUVの存在に気づきません。目の前を通っているにもかかわらずです。「今のSUV、かっこよくない?」と話しかけても「えっ?通ったっけ?見てなかった。」ってなります。

逆に友人は奥様が妊娠していて「はやく自分の子供を抱っこしたい!(≒ 目的)」と思っていたとすると、目に入ってくる情報は妊婦さんやベビーカーに乗る子供だったりします。妊娠すると急に周りに妊娠した人が増えたように感じる経験をしたことがある人も少なくないのではないでしょうか。

このように人は目的を持つことで勝手に見える世界が変わってきます。ですので、会議の目的を伝えることが大切なのです。目的が理解できると勝手に情報が入ってきます。会議自体が自分のものになってきます。

そして、目的を確認する上でもう一つ大切なのが「お互いに」という部分です。今日の会議の目的だけでなく、参加者の得たい成果を聞くことが重要です。

デイサービスで働くスタッフは何かしらの想いをもって仕事をしています。「ここをこうしたい!」「ここをこうすればもっと良くなる!」などなど。それを抽出して会議時間内で道筋を作ることがとても大切だと思っています。

こうすることで会議に参加したスタッフが「私、参加する意味ある?」「時間の無駄だな?」なんて思うことはなくなります。

ポイント
・会議の目的を伝える。
・会議参加者の得たい成果をヒアリングし、会議内で解決する(解決の道筋を作る)。

②うまくっていることをシェアする。

「今、うまくいっていることは何ですか?」

管理者はついついうまくいっていないことに目が行きがち。数字に責任を持っている以上、そうなるのは仕方ないのですが・・・会議の際に「今の課題はなんですか?何が問題だと思いますか?」って聞いてもあんまり効果的じゃなかった経験をしたことのある管理者さんも多いのではないでしょうか。

僕がチームを運営する上で何よりも大切だと思っているのはチームの雰囲気を良くすることです。で、そのためには、「うまくいっていないこと」ではなく「うまくいっていること」に着目することです。

ですので、まずはスタッフがうまっくいっているなと感じることを書けるだけ書き出してもらう。そして、それをシェアする。自分では気づいていなかったチームの素敵な部分が見えてきたりします。

結果的にチームの雰囲気が良くなり、課題解決に向けて、エネルギーの高い状態で突き進めます。

ポイント
・お互いのうまくいっていることをシェアする。
・プライベートでうまくいっていることもシェアするとより一層良い雰囲気になる。

③(会議が終わる前に)どんな気づきがあったかをシェアする。

「今日、どんな気づきがありましたか?」

僕は会議や1on1ミーティングの最後に必ずこの質問をするようにしています。復習ってわけではないんですが、もう一度、今日の会議を振り返ってみて欲しいとく狙いがあります。その上でシェアする。そうすると「あーそうだよね!」って、もう一度参加者の頭に「気づき」がインプットされる。気づきとして発表されることは、間違いなく今日の会議の中で大切な内容なばかりなので、会議の締めくくりとしては最高です。

④アジェンダを作成する。

アジェンダとは何?って聞かれたら会議プログラムって答えるようにしています。結婚式やコンサートってプログラムがあるじゃないですか。それです。

会議においても事前にワードで会議プログラムを作ることをお勧めしています。まず何を質問して、次にこれを質問して・・・て感じです。これをやるのとやらないのとでは全く会議のクオリティが変わってきますので、ちょーお勧めです。

そして、アジェンダを作成したら、会議前日までに参加者へ送付します。なぜか?それは、事前にプログラムが分かっていれば参加者が勝手に色々と考えた上で参加してくれるからです。そうすると会議の質がグッと上がります。

ぜひ試してみてください。なお、このアジェンダ作成に関しては、デイサービス経営者・管理者向けにZOOM勉強会を開催していますので、もし興味のある方はTwitter(@teppei_bestlife)でDMください。日程等をご連絡させていただきます。

ポイント
・事前にアジェンダを作成して参加者へ送付する。


以上です。最後までお読みいただきましてありがとうございました。下記の関連記事も合わせて読んだいただけると嬉しいです。

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